L’ABC della Digitalizzazione
In un periodo estremamente complesso come questo, mai come prima, è emersa la necessità per le organizzazioni di implementare una strategia di digitalizzazione rapida ed efficiente.
Quando si parla di digitalizzazione, in particolare per le PMI, le definizioni sono tutto fuorché precise.
Avendo accompagnato tantissimi clienti lungo questo percorso grazie a Business Competence posso dire che ci sono alcuni step fondamentali che possono far luce sul concetto.
Quella che segue non è necessariamente una checklist, ma ogni paragrafo a sé stante rientra nel grande calderone della digitalizzazione!
I “protocolli digitali”
Nella mia esperienza, ho avuto modo di capire quanto un buon processo di digitalizzazione parte dalla pianificazione iniziale del business. Bisogna comprendere e calcolare a priori l’impatto che un cambiamento in chiave digitale avrà sulle attività e sui processi lavorativi, perché comunque il rischio di investire in una serie di protocollo che si rivelano inefficaci è sempre in agguato.
Un ottimo indicatore per capire cosa funziona e guardarsi intorno, detto molto semplicemente. Se vi trovate davanti al punto zero le opzioni per ridurre al minimo il rischio sono due: osservare la strategia dei vostri competitor o affiancarsi a chi ha già accompagnato molte realtà lungo questo percorso, come posso dire di fare quotidianamente.
Posso sicuramente dire che un punto di partenza è la riflessione su come i processi aziendali sono tra loro connessi. L’interazione è un passaggio che la digitalizzazione può migliorare e ottimizzare. Per esempio, se i processi aziendali sono focalizzati soprattutto sull’utilizzo di documentazione, sarà il caso di pensare a programmi e sistemi in grado di permetterti azioni quali creazione, archiviazione, organizzazione, trasferimento e condivisione di quest’ultimi. Inoltre sarà utile stabilire procedure comuni funzionali ad ottimizzare quanto offerto dalla digitalizzazione, in modo da potenziare la produttività del personale.
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Guardare sempre al mobile
Ritengo sia doveroso sottolineare che qualsiasi sia il vostro tipo di attività, è importante avere visibilità e usabilità anche su mobile, come smartphone e tablet, perché rappresentano la gran parte del traffico in rete oggi.
Questo anche nell’ottica di un mondo lavorativo sempre più in movimento, poter contare su strumenti facilmente trasportabili e accessibili renderà molto più agevole lo svolgimento delle proprie mansioni.
Curate anche tutte le pagine web e gli spazi online che sono già disponibili ma che non hanno una versione pensata e ottimizzata per essere visualizzata su display di piccole dimensioni. Qualora un cliente non riuscisse ad accedere o a visualizzare correttamente i contenuti, si contribuirà negativamente sull’immagine del brand, sui profitti e sulla crescita aziendale.
Un accorgimento di cui tenere conto è, per esempio, quello di fornire contenuti che siano supportati per dispositivi Android e iOS. Se avete deciso di puntare sullo sviluppo di applicazioni per i dipendenti quindi, assicuratevi di creare app ibride.
Ad essa, va aggiunta un’esperienza di navigazione che sia user-friendly e interattiva: il paradigma mobile-first sta diventando prioritario, perciò è bene iniziare a pensare nell’ottica di interfacce facili, legate alla logica del touchscreeen e delle app.
Il cloud è qui per restare!
Ritengo importante evidenziare che un processo di digitalizzazione aziendale include sicuramente l’utilizzo di tecnologie basate su cloud per gestionali, quindi ad esempio i famosi CRM, ossia Client Relationship Management per organizzare le relazioni con i clienti, e i KMS, ossia Knowledge Management System, per organizzare le conoscenze. I loro scopi sono di fornire una forma di controllo centralizzata, di modo da accelerare i processi di mantenimento e recupero delle informazioni.
Il vantaggio della tecnologia cloud è principalmente quello di avere uno spazio di archiviazione personale, accessibile in ogni momento da qualsiasi dispositivo in grado di connettersi a Internet. In questo modo sarà assicurata una sincronizzazione dei documenti caricati sulla piattaforma e quindi una loro disponibilità per essere scaricati, modificati, cancellati o aggiornati senza dover ricorrere ad altri device.
Ottimizzare le risorse
Nel momento in cui un team sta crescendo, potrebbero emergere problematiche legate ai costi di servizi forniti da terze parti. Il vantaggio di un processo di digitalizzazione è proprio quello di agevolare i risparmi ottimizzando le risorse: un IT Assessment lavora proprio individuando gli elementi in surplus, come licenze e servizi attivi di cui non si sta usufruendo, migliorando le prestazioni tanto a livello hardware quanto software.
Affidarsi a specialisti
Nella mia esperienza, presso Business Competence, ho avuto modo di appurare che un’operazione di digitalizzazione implica affidarsi a figure specifiche e competenti, in grado di individuare esigenze su misura e apposite per ogni azienda. Alcune figure professionali sono ad esempi gli user-experience designer e data scientist.
Nel caso dei primi si tratta di sviluppatori che sono altamente competenti in materia di sviluppo di piattaforme user-friendly e interattive. È importante che chi si occupa di sviluppare l’interfaccia con cui i dipendenti andranno a lavorare capiscano i loro bisogni e le necessità che questi comportano.
Il cliente ha sempre ragione
Un aspetto valido per ogni attività è quello di tener sempre conto delle risposte e reazioni dei clienti. Partendo da come gli utenti si trovano utilizzando i dispositivi adottati sarà opportuno pensare a modifiche, così come correggere eventuali bug e aree di miglioramento.
Un accorgimento finale può essere di considerare lo sviluppo di risorse tecniche e documenti di riferimento per dipendenti e clienti di modo da avere sempre a portata di mano un punto di riferimento per rispondere a eventuali dubbi, problemi comuni e FAQ. Anche l’adozione di un supporto help desk, adeguatamente organizzato per mezzo di un sistema di ticket, potrà rappresentare una risorsa utilissima.
