Come lavorare da casa
Come lavorare da casa – Come lavorare da casa in modo da rendere produttivamente tanto quanto come se fossimo sul posto di lavoro? Lo smartworking è un fenomeno che si sta sempre più diffondendo, ma che al contempo, obbliga la maggior parte delle aziende a riorganizzare la propria struttura aziendale, modificandola tanto in termini di gestione delle attività mediante strumenti digitali diversi, quanto in termini di nuovi approcci relazionali tra i colleghi.
Non dobbiamo improvvisare il lavoro da remoto, ma metterlo in pratica attraverso gli strumenti migliori per trovare il giusto ritmo e riprendere il flusso lavorativo esattamente come se fossimo in ufficio. Sono utilissimi perciò alcuni accorgimenti e strumenti che tratteremo nell’articolo per facilitare questo processo ed educare a un nuovo modo di lavorare, integrandolo nella quotidianità.
Come lavorare da casa – Consigli per l’azienda
Rendere davvero agile il lavoro da casa coinvolge in primis l’azienda, che dovrebbe preoccuparsi di dotare di strumenti funzionali i propri dipendenti.
Da tenere in considerazione innanzitutto che i tool devono essere utilizzati in modalità cloud computing, in modo da poter gestire comodamente tutti i materiali e progetti da qualunque punto di connessione.
Una rete aziendale interna andrebbe innanzitutto protetta dal punto di vista della sicurezza. Le minacce riguardano sia i dispositivi che le reti e i dati che vengono coinvolti. Infatti, dobbiamo tenere conto che portare i collaboratori a sfruttare le reti domestiche per continuare l’attività lavorativa comporta un rischio: qualunque di questi network è una potenziale minaccia. Dalle applicazioni infette, alle reti Wi-Fi pubbliche con bassi livelli di sicurezza, passando per attacchi di phishing e messaggi dannosi: sono tutte potenziali vulnerabilità in grado di compromettere l’ottimizzazione del flusso lavorativo.
Un IT Assessment permette di analizzare efficacemente tutti gli asset di hardware e software coinvolti in un network aziendale, generando report periodici che indicano lo stato di mantenimento e aggiornamento della rete.
Non solo un vantaggio in termini di sicurezza e controllo delle risorse, ma anche una notevole fonte per comprendere costi aggiuntivi e superflui su cui intervenire.
Un altro strumento su cui un’azienda dovrebbe riflettere nel momento in cui si interroga su come lavorare da casa in modo ottimale, è l’adozione di un social o una piattaforma condivisa che funzioni da ‘bacheca’. Moltissime aziende oggi stanno adottando uno spazio sempre più simile a un social network per gestire la connessione tra i dipendenti e per mantenere vivo il legame dipendente-azienda. In questo modo si andrà a costruire un effettivo spirito d’appartenenza, soprattutto nelle condizioni previste dello smartworking, in cui il rischio di isolamento porterebbe invece a un distacco. Essere sempre più coinvolto durante lo svolgersi delle attività lavorative è estremamente utile e propositivo, incentivando non solo a svolgere i propri doveri, ma anche a generare momenti di scambio davvero utili.
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Come lavorare da casa – Strumenti
Dal punto di vista dei software e dei tool digitali a cui si può ricorrere c’è davvero l’imbarazzo della scelta.
La parte più importante che andrà riorganizzata è sicuramente la comunicazione intra e inter aziendale.
Tanto lo scambio con i colleghi quanto la gestione dei clienti implica l’uso di piattaforme di chat sicura che abbiano anche opzioni di call e video-call, webinar, meeting da remoto, mail, sistemi informatici per il monitoraggio di attività e comportamenti.
Ma la comunicazione non è solo questo. Anche gestire correttamente i vari progetti, le numerose scadenze, i diversi incarichi è comunicazione e collaborazione. Le piattaforme condivise sono spazi utilissimi per mettere a disposizione di tutti (o solo di specifici destinatari, attraverso un sistema di accessi) file e documenti.
Tantissime sono le piattaforme per gestire comodamente in rete tutti i contenuti e i documenti che si utilizzano ogni giorno. Teniamo presente però che ogni azienda presenta specifiche necessità e quindi sarebbe ottimale sviluppare un tool apposito che risponda a tutti i bisogni di un’impresa strutturata.
Ciò che però tutti questi mezzi dovrebbero avere è un’accessibilità sia mediante la versione desktop sia tramite quella mobile, consentendo così di gestire davvero da ogni dispositivo le dinamiche lavorative. Lavorare quindi tramite forme di app ibride sarà sicuramente ideale.
Un’applicazione rende anche più immediato l’invio di richieste di contatto con qualsiasi dipartimento aziendale. Ad esempio, potrebbe essere utile sviluppare diverse forme apposite per contattare direttamente le richieste di supporto al team help desk, così come contattare l’amministrazione o la segreteria, facendo convergere tutto in un unico grande spazio online dell’azienda.
Come lavorare da casa – Consigli per il lavoratore
Dal punto di vista del lavoratore, comprendere come lavorare da casa vuol dire innanzitutto ripensare agli spazi di casa: già, perché svolgere un’attività che richiede concentrazione implica trovare uno spazio adatto e separato da quelli che solitamente sono invece vissuti come luoghi di relax.
Oltre a ciò è bene iniziare a prendere confidenza con strumenti di comunicazione concordati con la propria azienda.
Come lavorare da casa – Organizzazione
Ricreare l’area d’ufficio in casa propria non è un’impresa facilissima. Per capire come lavorare da casa occorre innanzitutto trovare uno spazio quanto più calmo e isolato possibile, tenendo presente accorgimenti come la facilità di poter parlare con clienti e colleghi al telefono, senza interruzioni o troppi rumori di sottofondo, così come la necessità di stabilità della connessione a internet.
L’organizzazione dello spazio impone un piano di lavoro ben strutturato, disponendo tutti i materiali e gli strumenti di cui si ha bisogno a seconda dell’uso. Più vicini i device di cui si farà un utilizzo costante, pensiamo ad esempio alle cuffie auricolari per chiamate e videoconferenze, andando via via ad allontanare o bandire elementi di distrazione. Più funzionale è lo spazio in cui lavoriamo, maggiore sarà la nostra produttività.
Come lavorare da casa – Adotta subito i tool migliori
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