Lavoro online da casa

Lavoro online da casa – Essere in grado di lavorare online da casa non è così scontato.
Bisogna trovare gli strumenti giusti per rimanere produttivi e connessi.

Ancora prima che le vicende legate al coronavirus trasformassero il lavoro online da casa da una condizione saltuaria alla quotidianità, questa modalità di lavoro stava già crescendo e la sua diffusione si stava lentamente affermando. Soprattutto nelle grandi realtà aziendali, era diventata una componente standard della settimana lavorativa.

La spiegazione di questo comportamento è dovuta soprattutto al fatto che moltissimi lavoratori oggi devono spostarsi e quindi passano più tempo fuori ufficio che in azienda. Ma, in realtà, moltissimi sono anche lavoratori indipendenti, liberi professionisti che vengono assunti ma senza obblighi in termini di modalità e luoghi in cui svolgere il proprio incarico. Viene concessa maggiore libertà, a fronte di una maggiore responsabilizzazione e autonomia del lavoratore.

Il fatto però che l’azienda pian piano diventi fluida da un punto di vista spaziale, e si distribuisca con maggior facilità, porta necessariamente a ripensare alla sua gestione nell’ottica digitale. I problemi di sicurezza, dati e collaborazione da remoto potrebbero essere molto gravi se non affrontati con la giusta preparazione. Lavorare online da casa è un vantaggio per moltissimi, ma non se rende l’azienda vulnerabile a rischi per la protezione della rete e introduce inefficienze inutili nei flussi di lavoro.

Lavoro online da casa – Vantaggi

Quali sono i maggiori vantaggi per un team che sfrutta il lavoro online da casa?

Dal punto di vista del datore di lavoro sicuramente viene offerto un maggior potenziale in termini di collaboratori. Il fatto di non essere più costretto e dipendente dal punto di vista geografico allarga di molto le probabilità di trovare il candidato giusto senza dover richiedere spostamenti obbligatori. Oltre che dal punto di vista qualitativo, dipendenti fuori area sono molto spesso più economici.

È stato registrato che il lavoro online da casa rende più produttivi. Secondo un recente sondaggio di Global Workplace Analytics più della metà dei lavoratori da remoto intervistati si dichiarava propensa a fare straordinari: una percentuale ben superiore se comparata a meno del 30% degli impiegati non da remoto intervistati.

Un altro vantaggio risiede nell’eliminazione del pendolarismo: non è solo una questione economica, anche se è anch’essa un elemento da tenere presente. Ma si parla più di un miglioramento qualitativo delle condizioni di vista del lavoratore, perché si tratta di una dinamica che influenza parecchio il livello di stress, il quale a sua volta ricade negativamente sul rendimento e le capacità produttive.
Contribuisce quindi alla salute psicofisica e al mantenimento di migliori rapporti in termini di equilibrio tra vita privata e lavorativa.

La tecnologia permette quindi di avere una forza lavoro distribuita ma comunque attiva e collaboratrice.
Vediamo allora alcuni strumenti consigliati per aiutare il proprio team nel lavoro online da casa, favorendone produttività, creatività e continuità.

Lavoro online da casa – Strategie e Strumenti

Lavorare online da casa implica obbligatoriamente una strategia in termini di organizzazione e adozione di strumenti specifici.
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Lavoro online da casa – Desktop remoto

Un primo passaggio è adottare un mezzo che ti permetta di avere sempre a disposizione il tuo materiale. Una possibile soluzione è attivare app ibride che rendano il tuo desktop visualizzabile da altri device. In questo modo, se non ti è possibile portare il computer dell’ufficio a casa, avrai sempre la possibilità di accedervi.
Questo è utile anche nei casi in cui vi sia necessità di lavorare in viaggio e si utilizzano device diversi.

Alcune risorse a cui ricorrere sono, ad esempio, TeamViewer o SplashTop.

Lavoro online da casa – Telepresenza

L’utilizzo di macchine e dispositivi da tavolo per incarnare le persone reali sembrava poco tempo fa inverosimile. Oggi è realtà e trova un’effettiva utilità nel momento in cui la forza lavoro è distribuita.
Perché ricorrervi? L’incarnazione fisica consente una connessione interpersonale più autentica, in certi casi riesce anche a ricreare proprio quelle tipiche interazioni che possono avere due colleghi seduti vicini.

Alcune risorse a cui è possibile ricorrere sono, ad esempio, Double o Meeting Owl.

Lavoro online da casa – Comunicazione real-time

Siamo ormai tutti abituati a inviare e ricevere messaggi nel giro di pochi secondi. Ma le app di messaggistica più comuni spesso mettono a rischio la sicurezza dei contenuti trattati. Nell’ottica aziendale bisogna innanzitutto pensare a una chat sicura, uno spazio in cui poter trattare contenuti che presentano dati sensibili e protetti.
Un altro aspetto è l’organizzazione della comunicazione: servono spazi che permettano di ricreare i canali e le divisioni aziendali, favorendo la collaborazione all’interno del team, ma anche spazi comuni in cui riunire l’azienda per messaggi comuni.

Alcune risorse in questo caso sono Slack o Microsoft Team.

Lavoro online da casa – Videochat

Nel caso di riunioni che includono molti membri che lavorano da remoto è utile ricorrere a spazi che virtualmente ricreino vere e proprie meeting room.

Alcune risorse per queste funzioni sono Zoom e Skype for Business.

Lavoro online da casa – Project Management

Sui progetti si lavora sempre in team. Ma come gestire coordinamento e divisione dei compiti, aggiornamenti ed eventuali modifiche in modo immediato ed efficace?
Le piattaforme per la gestione dei progetti basate sul web sono estremamente utili e funzionali: un unico spazio in cui gestire e assegnare attività, sfruttare un canale di messaggistica, condividere velocemente i file, pianificare e ottenere report di analisi dati. In questo modo il flusso di lavoro sarà facilmente gestito e non si perderanno mai scadenze o elementi importanti.

Alcune risorse utili per questo tipo di attività sono Basecamp, Asana o Monday.

Lavoro online da casa – Sicurezza

C’è un aspetto che viene troppo spesso valutato: la sicurezza su cui si basa l’intera rete aziendale. Se la società è proprietaria di un dispositivo, l’azienda dovrebbe assicurarsi che quest’ultimo sia protetto da antivirus, crittografia e firewall. Bisognerebbe designare quali dispositivi, tanto di proprietà dell’organizzazione quanto di proprietà dei dipendenti, possano essere utilizzate per svolgere determinate attività commerciali.

Curare attentamente lo stato di salute della posta elettronica, in quanto potenziale canale di minacce. E-mail crittografate e formazione riguardo riconoscimento di messaggi sospetti e come gestirli.

Attenzione anche all’uso delle reti wi-fi pubbliche: dovrebbero essere vietate, perché troppo rischiose in quanto gateway di virus e minacce per i dati trattati dall’azienda.

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Credit Img: Unspalsh