Project Management Office: strategie di successo
Project Manager Office – Le fasi di gestione e di organizzazione di un progetto sono fondamentali ai fini della riuscita del progetto stesso. Le principali agenzie che lavorano nel mondo del marketing, ma anche in altri settori, non possono prendere in considerazione la formazione di un Project Management Office all’interno dei loro reparti aziendali. Il Project Management Office è una struttura aziendale realizzata attraverso un team che definisce e organizza quelle che sono le linee guida in cui deve essere gestito un progetto. Il PMO va a definire gli standard entro cui progetto deve essere realizzato e poi applica tutti i processi per ottenere la buona riuscita di quanto programmato. Il PMO deve essere anche in grado di garantire la qualità del progetto stesso, coordinando l’organizzazione in maniera adeguata. Questo ramo aziendale gestisce investimenti, risorse, informazioni sui lavori a un determinato progetto, coordinando anche la gestione rispetto agli altri rami aziendali e rispetto alle risorse umane.
Project Management Office: Quali sono le funzioni e le competenze del PMO
Il Project Management Office è in grado di focalizzare la propria attenzione su un determinato progetto in modo tale da ottimizzarne l’organizzazione e la funzione stessa di quel piano di azione. Sono sempre più diffusi per questo motivo, nelle principali aziende del settore, le organizzazioni di uffici di questo genere. Le funzioni sono innanzitutto di programmazione di tipo operativo. Lo scopo di questo programma è quello di dare una ruolo di produzione utile a raggiungere gli obiettivi di un determinato progetto e quindi, in generale dei vantaggi e dei profitti da un punto di vista economico finanziario. Per riuscire in questi obiettivi, il PMO deve dare il giusto supporto di tipo metodologico ed operativo alla realizzazione del progetto. Inoltre, deve gestire l’infrastruttura, l’utilizzo delle risorse aziendali e riuscire anche a dare il necessario supporto tecnico per questo fine. E’ responsabilità del Project Management Office anche definire e far quadrare quelli che sono gli obiettivi del business entro determinati standard. La cosa principale è garantire sempre qualità, professionalità e coerenza rispetto agli obiettivi che si prefissano. La gestione ovviamente richiede l’attivazione anche un meccanismo di controllo, sia del modo in cui lavorano le risorse sia di quello che si sta realizzando. La gestione è molto importante inoltre, dal punto di vista sia tecnico che metodologico ed è per questo che ha bisogno di professionisti che siano anche bravi a valutare da un punto di vista tecnico ciò che si sta mettendo in campo.
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Project Management Office: Il valore del Project Management Office per un’azienda
Adottare un programma di questo genere all’interno dell’azienda, vi darà la possibilità di riuscire a gestire al meglio il destino di un progetto. Il PMO infatti riesce a gestire molto bene in un’ottica di verifica dei costi e raggiungimento degli obiettivi, la realizzazione di un progetto fase dopo fase. Un altro vantaggio sta nel coordinamento in modo preciso su risorse, budget, tempi e standard di riferimento del progetto stesso. Il Project Management Office valuta anche quelli che sono i livelli di soddisfazione del pubblico di riferimento, degli stakeholder e di quanti devono essere coinvolti in queste strutture. Il PMO migliora il processo decisionale, aiuta anche – attraverso l’analisi di obiettivi aziendali – a capire quali sono i progetti che vanno finanziati e sponsorizzati rispetto ad altri. In questo tipo di attività, il vantaggio principale sta nell’organizzazione di ogni tipologia di risorsa che possa dare un contributo al business aziendale e possa aprire possibili scenari in grado di generare profitti e vantaggi economico-finanziari, ma anche utili in termini di crescita del marchio.
Project Management Office: Il modello di Project Management Office per un’azienda
Il PMO va gestito in modo corretto e attraverso diversi step. Innanzitutto, prima di creare questo settore aziendale e bene capire in quanto tempo può essere sviluppato e soprattutto, essere sicuri che le risorse a disposizione vi siano. La definizione di un modello di PMO è importante al fine della buona riuscita stessa di questa struttura di controllo. Un valido modello di Project Management Office tiene conto della metodologia che deve essere applicata così da governare i progetti e adattarli all’organizzazione. Inoltre, è necessario prevedere la formazione del team, la consulenza interna e avviare un processo di auditing. Per riuscire a far funzionare un progetto infatti, è opportuno sentire tutti i tecnici del settore e valutare eventuali margini di miglioramento standard da applicare. Come già accennato, un PMO deve gestire in modo adeguato le risorse quindi, a sua volta va organizzato a seconda di quelle che sono le necessità aziendali. E’ opportuno prevedere sempre la presenza di un tecnico in grado di assegnare le risorse, gestire i fondi e tenere sotto controllo spese e linee guida.
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Project Management Office: Perché il Project Management Office viene considerato un elemento guida?
Il Project Management Office sta diventano sempre più la spinta propulsiva per aziende e organizzazioni che lavorano ad un determinato progetto. In effetti, è da questo settore che si inizia a creare le basi utili a verificare le competenze, le variabili e tutti i fattori collegati ad un progetto da gestire. Il Project Management Office organizza i modelli e le procedure con cui arrivare agli obiettivi aziendali. Soltanto una competenza multidisciplinare, riuscirà a guidare in maniera giusta un’azienda verso il successo. Ogni difficoltà potrà essere risolta perchè il PMO sarà in grado di ottimizzare tutti i costi, migliorare la qualità dei servizi ed anche l’immagine stessa aziendale che risulterà agli interlocutori esterni professionali, come ottimale. Quando c’è un organizzazione ben precisa, dettagliata chiara e competente rispetto all’organizzazione delle varie fasi di un progetto, è evidente che tutto finirà nel modo giusto. Qualora anche si verifichino dei problemi, avendo tutto il meccanismo sotto controllo passo dopo passo in maniera competente, trovare l’errore ed eliminarlo, sarà molto più facile. Il Project Management Office, per questo, deve essere sempre considerato da coloro che vogliono mettere in campo una strategia o un progetto vincente. Una volta eseguiti i primi passaggi, è bene analizzare tutti gli errori e successivamente andare a capire quali potrebbero essere stati i limiti in questo percorso.
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