Smart office: 4 consigli da adottare subito
Smart office – Cosa si intende quando parliamo di smart office?
Da quali elementi partire per ripensare e creare un ambiente di lavoro davvero smart e benefico per il business aziendale?
L’importanza di ripensare al luogo di lavoro inizia a farsi sentire in un mondo che cambia velocemente e modellato sempre di più dalla tecnologia. Vediamo perciò i pilastri principali di uno smart office a cui è possibile ispirarsi per rendere il proprio ambiente di lavoro migliore.
Smart office – Da dove partire?
Per capire su quali punti è meglio focalizzarsi occorre innanzitutto pensare nell’ottica di una modalità lavorativa sempre più indirizzata allo smartworking.
Quali sono i problemi per realizzarlo?
Quali sono le necessità e gli obiettivi che uno smart office deve soddisfare, soprattutto prendendo in considerazione le opinioni dell’intero team?
Non bisogna pensare in modo rigido e schematico al concetto di smart office, non ci sono infatti soluzioni già pronte né possibili standardizzazioni.
Per poter usufruire di tutte le sue potenzialità occorre studiare un’organizzazione quanto più su misura e personalizzata possibile, riconoscendo la possibilità di scegliere e adattare l’organizzazione come vera e propria prerogativa dello smart office.
Da dove partire allora? Osservando gli stili di lavoro, le dinamiche interne e comprendendo gli obiettivi condivisi si potrà ottenere un primo brief valido.
Smart office – i 3 problemi più diffusi
Partiamo analizzando quelli che sono gli ostacoli e i problemi più critici che spesso si possono riscontrare e su cui è perciò più urgente prendere in analisi:
- spazi per meeting e incontri troppo ampi rispetto agli scopi per cui vengono effettivamente utilizzati. La realtà dei fatti è che è molto più probabile che a riunirsi siano piccoli team, perciò saranno molto più utili aree piccole, più isolate dal punto di vista acustico, sfruttando box acustici e phone booth, e strategico, permettere a più gruppi di riunirsi contemporaneamente (combattendo anche il problema molto diffuso delle sale riunioni perennemente occupate).
- al primo punto si ricollega il secondo: spazi poco propensi al rispetto della privacy, a cui ovviamente si presentano anche comportamenti e pratiche poco inclino alla privacy compliance. Con spazi che riducono rumore e diffusione di informazioni riservate (rischio diffuso soprattutto negli open space) sarà possibile rispondere alle imposizioni previste dalle nuove normative.
- tecnologie funzionali in grado di poter evitare l’utilizzo della carta. È un cambiamento che le vecchie generazioni fanno fatica ad accettare, ma sta diventando inaccettabile pensare di stampare centinaia e centinaia di fogli, riempire raccoglitori enormi e circondarsi di armadi e archivi poi abbandonati a loro stessi. Occorre pensare in un’ottica più leggere e virtuale, possibile solo adottando strumenti e software di organizzazione e gestione paper-free.
Smart office – 4 consigli
Vediamo allora quali sono 4 consigli per un approccio pratico, operativo ma anche comportamentale per orientarsi verso uno smart office di successo.
1. Smart office – Progetta una fase preliminare
È importante partire prevedendo una fase preliminare di test delle soluzioni ipotizzate. Bisogna sempre capire se quello che viene immaginato abbia poi un concreto effetto a livello pratico. Prendendo un piccolo campione di collaboratori su cui testare le soluzioni definite si eviteranno errori che su grossa scala sarebbe difficile e oneroso correggere.
Un periodo ottimale per monitorare le innovazioni finalizzate allo smart office consiste in 6 mesi. Attraverso sondaggi e questionari si potranno comprendere umori e impressioni. Ovviamente a una comprensione più soggettiva occorre associare risultati connessi a metriche oggettive, come tempi per realizzare determinate attività, velocità di comunicazione, miglioramento qualitativo del management.
2. Smart office – Adotta tecnologie in-cloud e archivi digitali
Come accennato nel paragrafo prima, un problema su cui concentrarsi in partenza comporta la digitalizzazione della documentazione cartacea aziendale.
Come fare?
Il trasferimento su sistemi basati su tecnologie cloud è utilissimo e davvero funzionale. Il vantaggio infatti non è solo nell’eliminare gran parte della componente cartacea, ma anche costruire un enorme e potenzialmente illimitato archivio digitale.
In questo modo sarà possibile mettere a disposizione dei collaboratori uno spazio con tutti i dati rendendoli accessibili in qualsiasi momento, in maniera sicura e con strumenti di ricerca avanzati.
Contemporaneamente si potranno tagliare costi, tempi e spazi, evitando la necessità di ricorrere a materiale in più (pile e pile di risme di carta), risparmiando inutili passaggi connessi all’utilizzo della carta (copia, stampa e scansione) e dando la possibilità di convertire gli spazi prima destinati agli archivi in ulteriori aree per i team.
Meno direttamente connesso al business, ma pur sempre importante è il vantaggio connesso alle dinamiche ambientali di sostenibilità.
Un altro utilizzo di sistemi gestionali digitalizzati permette di organizzare l’utilizzo degli spazi per mezzo di sistemi di prenotazione per utilizzare gli spazi messi a disposizione, ottimizzando quindi le aree disponibili e favorendo la collaborazione.
Quest’ultima ovviamente viene intesa anche nell’ottica di incontri da remoto, semplificando gli spostamenti e le necessità dei collaboratori e permettendo di usufruire facilmente del telelavoro da casa. Archivi digitali e strumenti in-cloud saranno fondamentali per rispondere a questi aspetti.
3. Smart office – Preoccupati della sicurezza
Un altro aspetto importante è connesso alla sicurezza: adottando tecnologie ed evoluti sistemi di accesso certificati e crittografati, si potrà garantire maggior protezione in termini di privacy, rispettando così le normative vigenti.
4. Smart office – Sostieni la formazione
È importante che tutte le persone vengano coinvolte nel processo di cambiamento: per semplificare questo passaggio, soprattutto nelle grandi realtà, è consigliabile identificare alcuni collaboratori che si facciano riferimento e o portavoce con l’azienda.
Ma ciò non deve escludere poi nessuno nella transazione allo smart office, assicurando supporto per imparare ad utilizzare le tecnologie messe a disposizione.
La formazione è di fatto un fattore chiave anche nello smart office.
Pensando al passaggio verso lo smart office è importante che le aziende si rivolgano a consulenti esperti, in grado di individuare l’organizzazione ideale sia dal punto di vista architettonico, sia dal punto di vista tecnologico.
Nel settore IT Business Competence ha sviluppato solide competenze, funzionali per fornire soluzioni ideali per l’organizzazione, la sicurezza e la gestione documentale digitalizzata tipica nelle realtà aziendali. Per qualunque contesto troveremo insieme la soluzione su misura più adatta, contribuendo a ottimizzare il flusso del business.
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